Firmengründung in der Ukraine

Experten mahnen zu Sorgfalt bei Registrierung von Mitarbeitern /Anmeldung bei Steuerbehörde unabdinglich Niederlassungen deutscherFirmen in der Ukraine erleichtern den Zugang zum Markt, helfenZollbarrieren überwinden und erhöhen den Bekanntheitsgrad desMutterkonzerns. Aber Vorsicht: Beim Gründungsverfahren vonRepräsentanzen, GmbHs oder Aktiengesellschaften gibt es gravierendeUnterschiede. In jedem Fall lohnt sich die Konsultation einesversierten Anwalts. Grundsätzlich ist bereits bei der Registrierung aufeine Vielzahl wichtiger Details zu achten, wie beispielsweise dieAnzahl der ausländischen Mitarbeiter. Für die Registrierung einerRepräsentanz in der Ukraine müssen folgende Unterlagen vorgelegtwerden: erstens ein Antrag mit Angaben zum Firmennamen, zur Tätigkeit,zur Anzahl der ausländischen Mitarbeiter und weiteren Details. Zweitensein notariell beglaubigter Auszug aus dem Handelsregister desSitzstaates der ausländischen Gesellschaft. Des weiteren sind eineBankbescheinigung und eine notariell beglaubigte Vollmacht für denRepräsentanzleiter nach der Gesetzgebung des Staates nötig, in dem dieausländische Gesellschaft ihren Sitz hat. Besondere Sorgfalt ist beider Angabe der Zahl der ausländischen Mitarbeiter erforderlich, die inder Repräsentanz beschäftigt werden sollen. In derRegistrierungsbescheinigung wird dies als zulässige Höchstzahlfestgehalten. Die Bescheinigung dient zugleich als Grundlage für dieDienstkarten der ausländischen Mitarbeiter. Diese Karten stellen einÄquivalent für die Arbeitserlaubnis dar; sie werden durch dasWirtschaftsministerium binnen 15 Arbeitstagen nach Einreichung derRegistrierungsunterlagen ausgefertigt und sind im Normalfall drei Jahregültig. Eine zusätzliche Arbeitserlaubnis für ausländische Mitarbeiterist nicht erforderlich. Die Registrierungsunterlagen sind mit eineramtlichen Übersetzung ins Ukrainische zu verbinden, welche mit demSiegel des Übersetzers zu versehen und in der Ukraine notariell zubeglaubigen sind. Die Originalunterlagen sind spätestens sechs Monatenach deren Ausstellungsdatum im Sitzstaat der ausländischenGesellschaft beim Wirtschaftsministerium einzureichen. Nach Einreichungder Registrierungsunterlagen wird durch das Wirtschaftsministerium eineeinmalige Gebühr in Höhe von 2.500 USD erhoben. Diese ist direkt aufdas Konto des Ministeriums bei der Ukrainischen Import-Export-Bank zuüberweisen und darf nicht von einer Rechtsanwaltskanzlei oder eineranderen Agentur eingezahlt werden. Danach entscheidet das Ministeriumüber die Zustimmung oder Ablehnung. Die Registrierungszeit fürRepräsentanzen beträgt laut ukrainischem Gesetz höchstens 60 Tage. DieRepräsentanz gilt mit der Registrierung als eröffnet. Innerhalb einesMonats ab Erhalt der Registrierungsbescheinigung und vor Aufnahme derGeschäftstätigkeit ist die Repräsentanz zusätzlich bei derSteuerbehörde an deren Sitz anzumelden. Ausländische Repräsentanzensind qua Gesetz "über die Besteuerung des Unternehmensgewinns" alsSteuerzahler registrierungspflichtig. Das Registrierungs- undAnmeldeverfahren regelt die Richtlinie "über das Registrierungs- undAnmeldeverfahren für ständige ausländische Repräsentanzen in derStaatssteuerverwaltung der Ukraine als Steuerzahler". In der Praxis istes daher erforderlich, die Repräsentanz sowohl beimWirtschaftsministerium als auch bei der zuständigen Steuerbehörde amSitz der Repräsentanz anzumelden. Es besteht schließlich eineMeldepflicht seitens der Repräsentanz beim Wirtschaftsministerium überÄnderungen in der Person des Repräsentanzleiters, des Sitzes, desBestands und der Anzahl der ausländischen Mitarbeiter innerhalb einesMonats. Bei Verstößen gegen diese Mitteilungspflicht drohen Sanktionenbis hin zum Verbot der Ausübung der Tätigkeit per Gerichtsverfahren.Ausländische Gründer der Unternehmensformen GmbH oder AG müssen eineReihe von Dokumenten vorbereiten: Das wichtigste ist ein notariellbeglaubigter Auszug aus dem Handelsregister des Sitzstaates derausländischen Muttergesellschaft. Ferner sind zwei Vollmachten desUnternehmenserforderlich: eine für die zum Vertretungsbefugten derMuttergesellschaft in der Ukraine bestimmte Person mit der Erlaubnis,Dokumente im Namen der Muttergesellschaft auszustellen sowie Bankkontenzu eröffnen und zu führen, und die zweite für den mit der Abwicklungder Registrierungsformalitäten beauftragten Rechtsanwalt. Des Weiterensind die Originalversion des Vorstandsbeschlusses derMuttergesellschaft zur Gründung eines Unternehmens in der Ukrainebeizufügen sowie das Empfehlungsschreiben der Hausbank mit einernotariell beglaubigten Erklärung des Geldinstituts, dass dieMuttergesellschaft ein Konto bei diesem Institut besitzt und mitdemselben gute Geschäftsbeziehungen unterhält. In der Ukraine sindfolgende Dokumente zu beschaffen: die Kopie des Miet-, Pacht- oderKaufvertrages mit der Adresse des Unternehmenssitzes. Dieses Dokumentist erst unmittelbar vor der Eintragung erforderlich. Dazu kommen derBeleg über die Einzahlung der Registrierungsgebühr und des Stamm-beziehungsweise Grundkapitals. Mindestens 50% sind auf einprovisorisches Konto bei der künftigen Hausbank einzuzahlen. DerNachweis darüber ist bei der Registrierung zu erbringen. Innerhalbeines Jahres sind 100% der Einzahlung zu leisten. Parallel zurBeschaffung der Dokumente ist ein Statut und im Falle der Eintragungeiner AG auch ein Gesellschaftsvertrag zur Definition derAktionärsrechte und -pflichten auszuarbeiten. Der Gesellschaftsvertragist zur Registrierung nicht mehr unbedingt notwendig, es genügt dieSatzung. Dafür muss der Anwalt folgende Informationen aufführen: denNamen des Gründers und der Mutterfirma, die Rechtsform, denRegistrierungsort, die Registrierungsnummer sowie das -datum, den Namender mit der Registrierung bevollmächtigten Person, derenStaatsangehörigkeit und Passdaten, den Namen des zu gründendenUnternehmens, die Post-Zustelladresse des Unternehmens und denUnternehmenszweck. Des Weiteren sind der Investitionsumfang sowie dieOrganisations- und Leitungsstruktur zu nennen. Die Gründer müssen eineentsprechende Sitzung zur Unternehmensgründung abhalten und einProtokoll verfassen, das die geplante Gründung des ukrainischenUnternehmens festhält. Sind die Gründer des Unternehmens juristischePersonen, muss aus dem Sitzungsprotokoll deren Wille hervorgehen,Mitbegründer des ukrainischen Unternehmens zu werden. Jedenfalls hatdas Protokoll diejenigen natürlichen Personen namhaft zu machen, welchedas Recht besitzen, die Gründungsdokumente des Unternehmens zuunterzeichnen. Dementsprechend müssen auch Bestimmungen zurBevollmächtigung der Unterzeichner im Protokoll festgehalten sein.Quelle: Nachrichten für Aussenhandel, Dow Jones News GmbH 9.11.2006