Am 1.6.2015 ist das neue irische Kapitalgesellschaftsgesetz Nr. 38/2014 vom 23.12.2014 (Companies Act 2014) entsprechend der Commencement Order 2015 in Kraft getreten. Es wurden die verschiedensten Gesetze seit 1963 konsolidiert und in einem Text zusammengefasst (bisher: Companies Act 1963-2013). Zwischenzeitlich wurden diverse Rechtsverordnungen und Verfügungen zum Companies Act 2014 erlassen. Diese sind unter www.cro.ie/Publications/Legislation/Company auf der Internetseite der irischen Unternehmensregisterbehörde (Companies Registration Office) aufgelistet. Reform der irischen Limited und Einführung der Designated activity company Ein Großteil der Gesellschaften in Irland sind in der Rechtsform der Private Company Limited by Shares (kurz: Ltd.) organisiert. Diese Rechtsform wurde durch das neue Kapitalgesellschaftsgesetz reformiert. Darüber hinaus wurde die Rechtsform der Designated activity company (DAC) geschaffen. Dies hat zur Folge, dass sich Gesellschaften, die in der Rechtsform der Ltd. nach altem Recht organisiert sind, eine neue Satzung geben müssen, die die bisherige Satzung (bestehend aus Memorandum of Association und Articles of Association) ersetzt. Die hierfür nötigen Schritte sind nicht kostenpflichtig. Diese Umwandlung (conversion) erfolgt während einer Übergangsperiode von 18 Monaten (bis 30.11.2016). Diese "alte" Ltd. müssen entscheiden, ob sie in Zukunft als - Ltd. nach den neuen Vorschriften (Section 59) oder - als DAC (Section 56) handeln wollen. Bis zur Umwandlung und maximal bis zum Ablauf der Übergangsperiode (also bis zum 30.11.2016) gelten auf die "alten" Ltd. die Vorschriften der DAC (Section 58). Wird die alte Ltd. nicht bis zum 31.8.2016 tätig, so gelten nach Ablauf der Übergangsperiode die Vorschriften der neuen Ltd. (Sections 55 und 61).
Ausländische Unternehmen (external company)
Es ist nicht mehr möglich, einen Geschäftssitz (place of business) in Irland einzutragen. Alle registrierten "Place(s) of business" werden gelöscht. Es werden nur noch Niederlassungen (branch) von Gesellschaften mit beschränkter Haftung eingetragen. Was unter Niederlassung zu verstehen ist, richtet sich nach der Richtlinie Nr. 89/666/EWR vom 21.12.1989 (Section 1300 Absatz 1). Je nachdem, ob der Hauptsitz in einem Mitgliedstaat des EWR ist oder nicht, wird zwischen EWR-Gesellschaften (EEA company) und Nicht-EWR-Gesellschaften (non EEA company) unterschieden (Section 1300 Absatz 1). Die Registrierung muss innerhalb von 30 Tagen nach Eröffnung der Niederlassung erfolgen (Section 1302 bzw. Section 1304). Anforderungen an den Direktor Wer den Posten eines Direktors einnehmen möchte, muss nunmehr mindestens 18 Jahre alt sein (Section 131). Weiterhin dürfen nur natürliche Personen als Direktor fungieren (Section 130). Grundsätzlich muss mindestens einer der Direktoren seinen Wohnsitz in einem der EWR-Mitgliedstaaten haben (Section 137 Absatz 1). Eine Person darf grundsätzlich nicht gleichzeitig Direktor von 25 Private Company Limted by Shares (kurz: Limited / Ltd.) oder 25 Gesellschaften, von denen eine oder mehr als Ltd. und eine oder mehrere als andere Kapitalgesellschaftsform, die nach dem Companies Act 2014 liquidiert werden kann, organisiert sind, sein (Section 142 Absatz 1). Auch darf er kein nicht entlasteter Konkursschuldner sein (Section 132). Der Direktor darf schließlich nicht davon ausgeschlossen (disqualification) sein, als solcher ernannt zu werden oder tätig zu sein (Section 839).
Pflichten des Direktors
Der Direktor - und nicht mehr der Gesellschaftssekretär - ist dafür verantwortlich, dass die Gesellschaft die Vorschriften des Companies Act 2014 einhält (Section 223). Die Pflichten eines Direktors sind nunmehr ausdrücklich in Section 228 geregelt. Danach soll ein Direktor:
- nach Treu und Glauben handeln;
- ehrlich und verantwortungsvoll handeln;
- in Übereinstimmung mit der Satzung handeln und die damit verbundenen Befugnisse nur für rechtmäßiges Handeln ausüben;
- Gesellschaftsvermögen nur dann verwenden, wenn es durch die Satzung oder die Gesellschafter gestattet ist;
- keiner Beschränkung seiner Befugnisse zustimmen, die dazu führen könnte, dass er nicht mehr unabhängig entscheiden kann;
- Interessenkonflikte vermeiden; - vorsichtig, geschickt und sorgfältig handeln;
- Interessen der Gesellschafter und Arbeitnehmer berücksichtigen (vgl. auch Section 224).
Compliance-Erklärung des Direktors im Rechenschaftsbericht (Directors' compliance statement)
Die Direktoren einer Gesellschaft müssen jährlich einen Rechenschaftsbericht (directors' report) erstellen (Section 325). Hat die Gesellschaft eine Jahresbilanz von mehr als 12,5 Millionen Euro und einen Jahresumsatz von mehr als 25 Millionen Euro, so müssen die Direktoren in den Rechenschaftsbericht eine Compliance-Erklärung (Directors' compliance statement) abgeben (Section 225 Absatz 2 und 7). Direktoren einer Public limited company (PLC) müssen die Compliance-Erklärung unabhängig von der Jahresbilanz und vom Jahresumsatz abgeben (Section 1002). Durch die Erklärung übernehmen sie die Verantwortung dafür, dass die Gesellschaft ihre Verpflichtungen in Sachen Compliance wahrnimmt und bestätigen, dass sie die hierfür erforderlichen Maßnahmen ergriffen haben. Falls sie die erforderlichen Maßnahmen nicht ergriffen haben, müssen sie darlegen, warum dies so ist. Zu den erforderlichen Maßnahmen zählen die Verabschiedung einer Compliance-Policy-Erklärung, das Einrichten der notwendigen Strukturen, damit Compliance relevantes Material aufbewahrt wird sowie das Erstellen einer Übersicht über die Compliance relevanten Maßnahmen, die im Laufe des Jahres ergriffen wurden (Section 225 Absatz 3). Offenlegung von Interessenkonflikten durch den Direktor Direktoren müssen Interessenkonflikte offenlegen. Dies gilt beispielsweise für Verträge, die die Gesellschaft abschließen soll (Section 231). Dies gilt auch für Aktien oder Aktionenoptionen, sofern ein offenbarungswürdiges Interesse der Gesellschaft gegeben ist (Section 257). Ein solches wird nunmehr u.a. dann verneint, wenn die Aktien oder die Aktionenoptionen des Direktors 1% oder weniger des Nominalwertes des emittierten Grundkapitals der Gesellschaft ausmacht, sofern der Direktor bei jeder Gesellschafterversammlung unbeschränkt stimmen darf (Section 260 lit. f (i)). Sind mit den Aktien keine Stimmrechte bei der Gesellschafterversammlung verbunden, so muss der Direktor diese ebenfalls nicht mehr offenlegen (Section 260 lit. f (ii)). Anforderungen an den Gesellschaftssekretär (company secretary) Jede Gesellschaft hat einen Gesellschaftssekretär (company secretary). Dessen Aufgaben sind oftmals nicht ausdrücklich im Companies Act 2014 genannt. Der Gesellschaftssekretär übernimmt jedenfalls keine leitende Funktion, sondern vielmehr verwaltende und organisatorische Aufgaben.
Wer den Posten eines Gesellschaftssekretärs einnehmen möchte, muss nunmehr mindestens 18 Jahre alt sein (Section 131). Ein nicht entlasteter Konkursschuldner darf nicht als Gesellschaftssekretär agieren (Section 132). Das Gleiche gilt für jemanden, der davon ausgeschlossen (disqualification) wurde, als Gesellschaftssekretär ernannt zu werden oder als solcher tätig zu sein (Section 839). Außerdem müssen die Direktoren einer Gesellschaft nunmehr sicherstellen, dass der Gesellschaftssekretär für die Aufgabenerfüllung die erforderlichen Fähigkeiten mitbringt. Sie müssen ihm auch die hierfür erforderlichen Mittel zur Verfügung stellen und sicherstellen, dass er diese nutzen kann (Section 129 Absatz 4 und Section 226 Absatz 2). Im Falle der PLC sind die Anforderungen an die Fähigkeiten des Gesellschaftssekretärs genauer formuliert (Section 1112). Danach muss er drei der letzten fünf Jahre als Gesellschaftssekretär tätig gewesen, Mitglied einer anerkannten Berufsvereinigung oder aufgrund seines Werdegangs in der Lage sein, seine Pflichten zu erfüllen. Die für Direktoren geltende Offenlegungspflicht im Hinblick auf Aktien und Aktienoptionen gilt auch für den Gesellschaftssekretär (Section 260 lit. f). Die Position des Gesellschaftssekretärs kann auch einer der Direktoren innehaben (Section 129 Absatz 1). Dies geht allerdings nicht, wenn es bei einer Ltd. nur einen Direktor gibt (Section 129 Absatz 6).
Formalitäten
1. Registrierte Person im Unternehmensregister (registered person)
Die Direktoren eines Kapitalgesellschaft (Board of Directors) können eine Person, die kein Direktor (director) ist, ermächtigen, die Gesellschaft verbindlich zu verpflichten. Dies kann konkrete Rechtsgeschäfte betreffen, aber auch eine allgemeine Bevollmächtigung darstellen. Im letzteren Fall kann die Tatsache, dass diese Person befugt ist, die Gesellschaft generell verbindlich zu verpflichten, bei der Unternehmensregisterbehörde (Companies Registration Office, kurz: CRO) eingetragen werden (Section 39 Absatz 1). Eine solche Person wird im Companies Act 2014 als registrierte Person (registered person) bezeichnet (Section 39 Absatz 2). Die registrierte Person gilt im Verhältnis zu Dritte so lange als befugt, die Gesellschaft verbindlich zu verpflichten, bis der Eintrag zu ihrer Befugnis bei der Unternehmensregisterbehörde gelöscht ist (Section 39 Absatz 3).
2. Geänderte Formulare
Im Zuge der Reform wurde die Verordnung Nr. 147/2015 vom 24.4.2015 (Companies Act 2014 (Forms) Regulations 2015) erlassen. Diese beinhaltet eine Reihe neuer Formulare, auf die der Companies Act 2014 Bezug nimmt. Weitere Formulare sind in den Anhängen (schedules) des Companies Act 2014 zu finden. Viele Formulare (forms) sind auch unter www.cro.ie/Publications/Overview auf der Internetseite der Unternehmensregisterbehörde abrufbar.
3. Register und Aufbewahrungspflichten
Gesellschaften müssen verschiedene Register führen und bestimmte Unterlagen aufbewahren. Wie und wo die Register zu führen und die Dokumente aufzubewahren sind, regeln nunmehr einheitlich die Sections 213 bis 218. Es geht um folgende Register:
- Register der Direktoren und Gesellschaftssekretäre der Gesellschaft (register of directors and secretaries) (Section 149 Absatz 1);
- Gesellschafterregister (register of members) (Section 169 Absatz 1);
- Register zu offenbarungswürdigen Interessen der Direktoren (disclosable interests register) (Section 267).
Es geht um folgende Dokumententypen:
- Protokolle von Gesellschafterversammlungen sowie den dort gefassten Beschlüssen (minutes of meetings), die in einem Protokollbuch gesammelt werden (Section 199 Absatz 1);
- Kopien der Arbeits- oder Dienstleistungsverträge (copies of directors' service contracts and memoranda), die die Gesellschaft mit all ihren Direktoren geschlossen haben / mangels schriftlichen Vertrages muss stattdessen ein schriftlicher Vermerk (memorandum) mit den wesentlichen Vertragsinhalten verfasst werden (Section 154 Absatz 1);
- Kopien von Urkunden, mittels derer eine Realsicherheit (charges) bestellt wird, die nach Teil 7 bei der Unternehmensregisterbehörde eingetragen werden muss (copies of instruments creating charges) (Section 418).
4. Erleichterungen bei der Erstellung von Rechenschaftsberichten und Befreiung von der Buchprüfungspflicht für kleine und mittlere Unternehmen
Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sieht der Companies Act 2014 Erleichterungen bei den Buchführungspflichten vor (Section 350 ff.). In Section 350 ist geregelt, wann ein Unternehmen als klein und wann als mittel einzustufen ist. Unabhängig davon, ob das Unternehmen diese Voraussetzungen erfüllt, enthält Section 350 Absatz 11 eine weitere zu beachtende Einschränkung.Kleine und mittlere Unternehmen müssen beispielsweise im jährlichen Rechenschaftsbericht weder Angaben zu bestimmten Finanzinstrumenten (financial instrument) machen noch Leistungskennzahlen (key performance indicator) analysieren (Section 351 i.V.m. Section 326 Absatz 3 bzw. Section 327 Absatz 3). Darüber hinaus gibt es Vereinfachungen im Hinblick darauf, welchen Anlagen dem Jahresausweis der Gesellschaft (annual return) beigefügt werden müssen (Section 352 i.V.m Section 353 bzw. Section 354). Schließlich können kleine Unternehmen von der Buchprüfungspflicht (audit) befreit sein (Section 358 i.V.m. Section 360). Dies gilt allerdings nur für die private companies.
Neue Verfahren
1. Zusammenfassendes Zustimmungsverfahren (summary approval procedure)
Die Gesellschaft darf in bestimmten Fällen nur in eingeschränktem Maße tätig werden. Dies betrifft beispielsweise die Reduzierung des Stammkapitals und die Abwicklung einer solventen Gesellschaft. Weitere beschränkte Handlungsfelder (restricted activities) definiert Section 200 Absatz 1. Die Befugnisse der Gesellschaft sind grundsätzlich eingeschränkt, um bestimmte Personengruppen zu schützen. Um die Handlungsfähigkeit der Gesellschaft jedoch nicht unnötig einzuschränken, hat der Companies Act 2014 das zusammenfassende Zustimmungsverfahren (summary approval procedure) eingeführt. Dieses ermöglicht den meisten Kapitalgesellschaften, trotz der grundsätzlichen Einschränkungen tätig zu werden. Voraussetzung hierfür ist, dass die Gesellschafter einen Gesellschafterbeschluss fassen und die Direktoren eine Erklärung (declaration) abgeben, womit das Durchführen einer ansonsten verbotenen / beschränkten Handlung erlaubt wird. In Abhängigkeit davon, um welche Handlung es geht, müssen bestimmte gesetzlich vorgeschriebene Vorgaben erfüllt werden (Section 201 Absatz 1). Besonderheiten gelten für Fusionen (merger) (Section 201 Absatz 2). Der Gesellschafterbeschluss darf nicht mehr als zwölf Monate vor Beginn der Handlung gefasst werden (Section 202 Absatz 1 lit. a). Die schriftliche Erklärung der Direktoren darf nicht mehr als 30 Tage, bevor der Gesellschafterbeschluss gefasst werden soll, abgegeben werden (Section 202 Absatz 6). Im Hinblick auf die einzelnen beschränkten Handlungsfelder enthalten die Sections 203 ff. weitere Einzelheiten.
2. Löschung aus dem Unternehmensregister (Voluntary strike-off procedure)
Für die Löschung aus dem Unternehmensregister sieht der Companies Act in Teil 12 zwei verschiedene Verfahren vor: das freiwillige (voluntary strike-off) und das unfreiwillige (involuntary strike off) Löschungsverfahren (Section 725). Es ist neu, dass das Verfahren für das freiwillige Ersuchen einer Kapitalgesellschaft, aus dem Handelsregister gelöscht zu werden, im Companies Act 2014 geregelt ist. Section 731 nennt die Voraussetzungen, die die Kapitalgesellschaft erfüllen muss, um aus dem Unternehmensregister gelöscht zu werden. So muss der Antrag beispielsweise von allen Direktoren gestellt werden (Section 731 Absatz 1 lit. d). Nach Prüfung des Antrags wird der Registerbeamte (registrar) im Amtsblatt der Unternehmensregisterbehörde (CRO Gazette) die geplante Löschung veröffentlichen (Section 732 und 733 Absatz 2). Innerhalb von 90 Tagen kann jedermann gegen die geplante Löschung Widerspruch einlegen. Auch kann die Gesellschaft innerhalb dieser Frist den Antrag auf Löschung zurücknehmen.
3. Winding up of a company
Gesellschaften können auf drei verschiedene Arten aufgelöst werden:
- durch die durch Gesellschafter initiierte freiwillige Auflösung, obwohl die Gesellschaft noch solvent ist (members' voluntary liquidation) (Section 578ff.); -
durch die durch Gesellschafter initiierte freiwillige Auflösung, weil die Gesellschaft nicht mehr ihren Verpflichtungen gegenüber ihren Gläubigern nachkommen kann (creditors' voluntary liquidation) (Section 585ff.)
- durch die durch das Gericht angeordnete Auflösung (court winding up) (Section 568ff.) Insbesondere das Verfahren zur Gesellschaftsauflösung durch das Gericht wurde überarbeitet und besser auf die beiden anderen Auflösungsverfahren abgestimmt.
Neu ist außerdem, dass eine Person, die als Zwangsverwalter (liquidator) fungieren möchte, bestimmte Qualifikationen nachweisen muss (Section 633). Wer als Direktor einer irischen Gesellschaft agieren möchte, wem aber nach dem Recht eines anderen Staates das Recht entzogen wurde, als Direktor oder Schriftführer einer Gesellschaft ernannt zu werden oder tätig zu sein, muss hierüber bei der Gründung der irischen Gesellschaft bei der Unternehmensregisterbehörde eine entsprechende Erklärung abgeben (Section 23). Tut er dies nicht, gilt er auch nach irischem Recht als von dieser Tätigkeit ausgeschlossen (Section 841 Absatz 1). Die Tatsache, dass einem bereits ernannten Direktor einer irischen Gesellschaft nach dem Recht eines anderen Staates das Recht entzogen wurde, als Direktor oder Schriftführer einer Gesellschaft ernannt zu werden oder tätig zu sein, gilt als Änderung des Registers der Direktoren und Schriftführer der Gesellschaft (register of directors and secretaries). Hierüber muss die Gesellschaft innerhalb von 14 Tagen die Unternehmensregisterbehörde informieren (Section 149 Absatz 8 i.V.m. Section 150 Absatz 1). Wird dies der Unternehmensregisterbehörde nicht mitgeteilt und ist dieses Unterlassen auf das Verhalten des betroffenen Direktors zurückzuführen, so gilt er auch nach irischem Recht als von dieser Tätigkeit ausgeschlossen. Dies gilt auch, wenn der Unternehmensregisterbehörde auf Veranlassung des betroffenen Direktors zwar entsprechende Unterlagen zugesandt werden, diese aber falsch sind oder zumindest einen falschen Eindruck erwecken (Section 840 Absatz 2).
